PDF 합치기·나누기·페이지 정리, 상황별로 쓰는 법
제출 서류를 한 파일로 묶을 때, 필요한 쪽만 보낼 때, 스캔한 쪽이 거꾸로 들어갔을 때 각각 어떤 방법을 쓰면 되는지와 주의할 점을 정리했습니다.
어떤 도구를 써야 할까
파일 여러 개를 하나로 묶어야 하면 합치기, 파일 하나를 여러 개로 쪼개거나 일부 쪽만 따로 보내야 하면 나누기, 한 파일 안에서 쪽 순서를 바꾸거나 돌리거나 지워야 하면 페이지 정리를 씁니다. 세 가지 모두 쪽 내용을 다시 그리지 않고 원본을 그대로 옮기기 때문에 화질이 떨어지지 않고 글자 검색도 그대로 됩니다.
여러 작업이 섞여 있다면 합치기 → 페이지 정리 → 필요하면 나누기 순서로 하면 편합니다. 예를 들어 신청서와 증빙 서류를 따로 스캔했다면 먼저 하나로 합치고, 거꾸로 들어간 쪽과 빈 쪽을 정리한 뒤 제출처가 요구하는 단위로 나누면 됩니다.
제출 서류를 한 파일로 묶을 때
관공서, 학교, 회사에 서류를 낼 때 '모든 서류를 하나의 PDF로 제출'하라는 안내가 자주 있습니다. 이때는 제출처가 안내한 서류 순서대로 합치는 것이 중요합니다. 파일 이름 앞에 01_신청서, 02_재직증명서처럼 번호를 붙여 두면 합칠 때 이름순 정렬 한 번으로 순서가 맞춰집니다.
합친 파일은 원본 용량을 더한 만큼 커집니다. 첨부 용량 제한이 있다면 합친 뒤 압축하세요. 압축을 먼저 하고 합쳐도 결과는 비슷하지만, 합친 뒤 한 번에 압축하는 편이 작업이 적습니다.
필요한 쪽만 보낼 때
두꺼운 계약서나 보고서에서 몇 쪽만 공유하면 되는 경우, 전체 파일을 보내면 받는 사람이 찾기 어렵고 보내지 않아도 될 내용까지 전달됩니다. 나누기의 '원하는 쪽만 뽑기'로 '1, 5-7'처럼 필요한 쪽만 모아 새 파일을 만들어 보내세요.
개인정보가 담긴 쪽을 빼고 보내는 것도 같은 방법으로 할 수 있습니다. 다만 쪽을 빼는 것과 쪽 안의 일부 내용을 가리는 것은 다릅니다. 한 쪽 안의 주민등록번호 같은 내용을 가려야 한다면 쪽 전체를 이미지로 바꾸는 가림 처리 기능이 있는 프로그램을 쓰세요. 위에 검은 상자만 덮으면 아래 글자를 복사해 낼 수 있는 경우가 있습니다.
용량 제한 때문에 나눌 때
이메일이나 업로드 창의 용량 제한에 걸렸는데 압축으로도 부족하다면 파일을 나누는 것이 마지막 방법입니다. '10쪽씩 나누기'처럼 같은 쪽수로 자르면 편하지만, 사진이 많은 쪽과 글자만 있는 쪽의 용량 차이가 크기 때문에 파일마다 용량이 고르지 않을 수 있습니다. 나눈 결과의 용량을 확인하고 범위를 조절하세요.
나눈 파일을 보낼 때는 파일 이름에 순서가 드러나게 하는 것이 좋습니다. 도구가 '보고서-1-10쪽.pdf'처럼 쪽 범위를 이름에 붙여 주므로 받는 사람이 순서를 헷갈리지 않습니다.
스캔한 쪽이 거꾸로이거나 순서가 섞였을 때
양면 스캔이나 여러 번 나눠 스캔하면 쪽이 뒤집히거나 순서가 섞이기 쉽습니다. 페이지 정리에서 미리보기를 보며 돌리고 옮기면 다시 스캔하지 않아도 됩니다. 회전은 쪽을 보여 주는 방향 정보만 바꾸는 것이라 화질 손실이 없습니다.
스캐너가 끼워 넣은 빈 쪽도 이때 지우세요. 빈 쪽처럼 보여도 뒷면에 비친 글자나 작은 메모가 있을 수 있으니 미리보기를 확인한 뒤 지우는 것이 안전합니다.
작업 전에 알아둘 점
합치거나 나누거나 정리한 PDF는 새 파일이므로 원본에 들어 있던 전자서명은 효력이 없어집니다. 전자서명된 계약서나 발급 증명서는 원본 파일을 그대로 제출하세요. 입력 칸이 있는 양식은 내용을 먼저 채운 뒤 작업하는 편이 안전하고, 책갈피(목차)는 새 파일에 옮겨지지 않을 수 있습니다.
온라인 PDF 도구 중에는 파일을 서버에 올려 처리하는 곳이 많습니다. 계약서, 증명서, 신분증 사본처럼 민감한 문서는 파일이 기기 밖으로 나가지 않는 브라우저 처리 도구나 PC 프로그램을 쓰는 것이 좋습니다.
이 글은 작성일 기준의 일반적인 정보이며 법령이나 제도가 바뀌면 달라질 수 있습니다. 개별 상황에 대한 판단은 관계 기관이나 전문가에게 확인하세요.